Word: советы по ускорению работы - Компьютерная документация по Windows. Оптимизация Windows.
 Компьютерная документация по Windows. Оптимизация Windows.  Компьютерная документация по Windows. Оптимизация Windows. Поиск
  Здравствуйте  [ Новый пользователь ] Домой  .  Статьи по темам  .  Компьютерная документация  .  Личный кабинет  .  Toп 10  .  Карта сайта  

  Навигация

 Главная   Главная
 Главная   Магазин софта
 Темы новостей   Темы новостей
 Топ 10   Топ 10
 Архив новостей   Архив новостей
 Карта сайта   Карта сайта
 Конструктор   Конструктор
 Обзоры   Обзоры
 Интересное   Интересное
 Рассылка новостей   Рассылка новостей
    Полезные ресурсы
 Пользователи   Пользователи
 Поиск   Поиск
 Написать нам   Написать нам
 Тест скорости   Тест скорости


  Наши темы
Windows 8
Windows 7
Windows Vista
Windows XP
Настройка Windows
Реестр Windows
Восстановление системы
MS-DOS
BIOS
Интернет
Microsoft Office
Сетевые настройки
Обработка видео
Вебмастеру
Оптимизация Windows
Обзор софта
Технологии, обзоры
Обзоры компьютеров и комплектующих
Рецензии
Полезные советы
Продвижение сайтов

Новые обзоры

Как заработать на ремонте компьютеров

Переработка отходов электроники

Типовые неисправности I:Phone, Pad, Pod и Macbook

Место для вашей электронной души

Ремонт компьютеров в Москве


Word: советы по ускорению работы

Размещено 02/12/2007

Microsoft Office Microsoft Word не относится к числу сложных программ. По крайней мере, его таковым не считают. А и правда, что тут сложного - набирать текст, форматировать, редактировать и посылать его время от времени на печать? Кажется, все просто. Но ведь важно не то, что вы делаете в программе (и это относится не только к Ворду), но и КАК вы это делаете. Одну и ту же операцию можно проделать пятью разными способами, и при этом потратить на ее выполнение минуту или двадцать секунд. Например, можно выделить текст курсивом через меню "Формат", а можно нажать CTRL+I. Как вы думаете, как будет быстрее? Одним словом, чтобы зря не терять время, нужно учиться работать быстро.

Начнем с открытия файла. Чаще всего это - первая операция, которую мы выполняем после запуска программы. Вызываем окно "Открытие документа" и начинаем привычное путешествие от папки "Мои документы" (в которой, естественно, не хранится ни один документ:)) к рабочей директории. Пока доберетесь до нужного файла - уже и обедать пора:). И так - каждый день. Но почему бы не изменить папку, открываемую по умолчанию? Ведь для этого не нужны никакие дополнительные утилиты, только Word и умелые руки. Выполняем команду "Сервис" > "Параметры", переходим на закладку "Расположение", выделяем тип файла "документ" и нажимаем на кнопку "Изменить", после чего указываем рабочую папку. Теперь Word будет знать, что ваши документы находятся в ней.

Если же вы активно используете несколько папок, расположенных, скажем, на разных дисках, вы можете создать ярлыки быстрого доступа к ним. В левой части окна открытия документа уже есть ярлыки быстрого доступа ("Журнал", "Избранное", опять же "Мои документы"), но, правда, ими почему-то никто никогда не пользуется:). Эти значки занимают всю площадь, но их можно в два раза уменьшить, если кликнуть по ним правой кнопкой мыши и выбрать соответствующую команду. Теперь у нас освободилось место для еще пяти ярлыков. Заходите в папку, которую хотите занести в список, затем открываете список Tools на верхней панели и выбираете ADD to My places. Правда, это не будет работать на Word97, так как там ярлыки для папок в левой части окна вообще не предусмотрены.


Наконец, чтобы завершить тему открытия документов, заглянем еще в меню "Файл". Некоторые любят использовать его для доступа к файлам, с которыми работали последними. Правда, часто бывает, что документ из этого списка исчезает слишком быстро. А все потому, что по умолчанию Word помнит только четыре последних открытых файла. Чтобы увеличить этот список до девяти, снова зайдите в меню "Сервис" > "Параметры" и на закладке "Общие" впишите девятку в окошко запоминания списка файлов.

Наконец, приступаем к работе. О пользе изучения "горячих" клавиш даже и говорить не хотим - это и так понятно. Для лучшего усвоения "горячих" комбинаций можно даже клавиатуру продвинутую купить - на таких обычно под кнопками так и написано: Сut, Copy, Undo и т.д.

Многие из нас в повседневной работе используют одни и те же параметры форматирования текста. Скажем, выделяют заголовки шрифтом Arial, кегль 12, подчеркнутый. Для такого форматирования нужно выполнить целых четыре команды. Просто недопустимая роскошь для делового человека. Можно, конечно, пользоваться командой "Формат по образцу", но если заголовки расположены далеко друг от друга, это неудобно. Еще один способ, которым часто пользуются для решения этой задачи - создание пользовательского стиля. Но мне это кажется почти таким же неудобным, как выполнение форматирования вручную.

Когда мы набираем текст, мы пользуемся клавиатурой, поэтому команда, для выполнения которой требуется мышка, в любом случае отнимает очень много времени. К тому же, выбирать стиль неудобно ни из окошка на панели инструментов "Форматирование" в версиях Word 97 и 2000 (попробуйте попасть мышкой по нужному:)!), ни тем более, из списка на области задач в Word XP и 2003. Список этот, конечно, более наглядный, чем окно выбора стиля в прошлых версиях программы, но сама по себе область задач занимает пол экрана. В общем, нужно найти более удобное и, главное, быстрое решение. Это - макрос.

Макрос в Ворде может создать даже пользователь, не имеющий никаких познаний в программировании. И не только создать, но и успешно им пользоваться. Запишем, например, макрос, позволяющий выполнять описанные выше операции форматирования. Для этого выполняем команду "Сервис" > "Макрос" > "Начать запись" или же просто дважды кликаем по слову ЗАП в строке состояния. Теперь выбираем назначение макроса клавишам и вводим удобную для нас комбинацию (я, например, всегда пользуюсь комбинациями ALT + 1, 2, 3 и т.д.). Теперь, когда появилась панелька записи, медленно, без ошибок выполняем все действия над текстом - выбираем гарнитуру шрифта, кегль, подчеркиваем. Останавливаем запись. Макрос готов. Теперь нам даже мышка не нужна для форматирования.

Макросы можно создавать и для любых других операций. Приведем еще два примера. Если текст набирается на нескольких языках, Word время от времени перестает понимать язык правильно и, если включена автоматическая проверка орфографии, начинает подчеркивать все слова подряд. Поэтому приходится изменять язык через меню "Сервис". Если подсчитать все действия, которые нужно произвести для того, чтобы программа "понимала" весь текст как русский, получается шесть (а в ранних версиях Word - даже семь). Если же записать макрос, то семь действий превратятся в одно. Итак, записываем: выделяем весь текст (1), выполняем команду "Сервис" > "Язык" > "Выбрать язык" (2, 3, 4), выбираем русский язык (5), нажимаем OK (6), убираем выделение (7).

Наконец, еще один пример использования макроса. Многие пользователи, работающие с интернетом, чтобы не сохранять уйму страничек по нужной теме, просто копируют их содержимое в документ Word, а затем в оффлайне спокойно разбираются с полученной информацией. Но ведь на каждой страничке свое форматирование, поэтому полученный документ пестрит разными шрифтами, размерами, таблицами и гиперссылками. Избежать этого можно, пользуясь командой "Специальная вставка". Она позволяет вставить в документ неформатированный текст. Но посмотрим, сколько действий нам нужно произвести, чтобы воспользоваться этой опцией: "Правка" > "Специальная вставка" > "Неформатированый текст" > "ОК".

А если таким образом нужно вставить информацию с двадцати интернет-страничек? Снова создаем макрос. Предварительно заносим какой-нибудь текст в буфер обмена и выполняем все описанные выше действия. Все! Запомните новую комбинацию клавиш для вставки -привычная вставка вам больше почти не понадобится. Кстати говоря, вы можете назначить этому макросу ту же комбинацию CTRL+V, но лучше все же придумать новую. Дело в том, что специальная вставка будет неудобна, если нужно скопировать данные, скажем, из одного документа в другой. Вы потеряете форматирование символов, списки и т.д., поэтому для вставки таких данных лучше обычную команду приберечь.

Как мы уже говорили, мы являемся приверженцами выполнения максимального количества команд на клавиатуре. Но все же есть такие случаи, когда без мышки не обойтись. Некоторые команды удобнее выполнять, используя панели инструментов. Конечно, если только они правильно настроены ("Сервис" > "Настройка"). В настройке панелей правило одно: без замедления удаляйте те команды, которыми вы не пользуетесь. Быть может, у вас в результате исключения ненужных кнопок из двух панелей останется одна? А лишнее рабочее место еще никому не мешало. Еще один совет: просмотрите внимательно список всех команд в окне "Настройка".

Скорее всего, найдете для себя что-нибудь неожиданно-полезное. Мы, например, в свое время были очень удивлены, когда обнаружили, что существуют кнопки-команды для вставки сносок, верхних и нижних индексов, а также изменения интервала. Очень помогает при написании рефератов и курсовых работ. Главное - найти полезные команды еще до того, как будет написан диплом:).

Под конец еще пару советов относительно сохранения файлов. Первый пригодится тем, кто привык сохранять файлы в формате *.rtf. Формату RTF лучше отдать предпочтение перед DOC, если файл будет открываться на другом компьютере. Конечно, Microsoft старается, чтобы ошибок совместимости доковских файлов, созданных в разных версиях Word, было как можно меньше, но до конца эта проблема не решена. Мы впервые столкнулись с невозможностью открытия доковских файлов, когда мы с однокурсниками решили, что каждому готовить все билеты к экзамену в высшей степени неразумно, написали каждый по 4 штуки и прислали друг другу готовые файлы для распечатки. То, что некоторые из них не открылись, некоторым надолго испортило настроение.


Но, как известно, чтобы сохранить файл как *.rtf, каждый раз в списке "Типы файлов" приходится изменять расширение. Чтобы не тратить на это время, открываем знакомое нам окно "Параметры" в меню "Сервис" и на закладке "Сохранение" выбираем нужный формат в строке "Сохранять файлы Word как".

Еще одно неудобство при сохранении возникает, когда нужно закрыть Word, в котором открыто большое количество файлов. Получается, что нужно несколько раз подтверждать сохранение (для каждого файла отдельно). Чтобы избавить себя от бесконечного кликанья, вместо кнопки "Сохранить" вынесите на панель инструментов другую - "Сохранить все". Или вообще назначьте этой команде привычное сочетание клавиш CTRL+S, чтобы даже за мышкой лишний раз не тянуться.

Настроек, подобных описанным выше, в Ворде существует великое множество. И пусть каждая из них сохраняет не более нескольких секунд времени, в сумме прирост производительности получается довольно-таки весомым. Так что, не закрывайте глаза на каждую неудобную команду, которая встречается вам в работе. В конце концов, программа существует для вас и только для вашего удобства. И, кстати, не забудьте сохранить Normal.dot перед переустановкой системы, а то откроете только что установленный Word на новой Винде и не узнаете его:).

Сергей и Марина Бондаренко
Источник:www.3domen.com



Примечание: оценка бизнеса страховой компании

 



Компьютерная документация по Windows Copyright © 2008-2019